In quasi tutti gli studi il telefono è il punto debole: troppe chiamate concentrate in poche ore, una sola persona a rispondere, pazienti che riprovano dieci volte. Ecco che cosa si può fare, dal più semplice al più efficace.
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Prima di cambiare qualcosa, per una settimana fai segnare alla segreteria il motivo di ogni chiamata con una crocetta. Di solito le categorie sono poche.
Le prime due categorie non richiedono competenze sanitarie e si possono gestire in modo automatico. Le altre due hanno bisogno di persone, ma raramente in quel preciso istante.
Sono misure utili, ma spostano il problema senza risolverlo: le chiamate restano le stesse, e nelle ore di punta la linea resta occupata.
Un assistente vocale con intelligenza artificiale risponde a più chiamate nello stesso momento, a qualsiasi ora, e gestisce da solo l'intero ciclo dell'appuntamento: propone gli orari liberi del professionista richiesto, fissa, sposta e annulla. Per tutto il resto raccoglie nome, numero e motivo e lo consegna alla segreteria come richiesta di richiamata ordinata.
L'impostazione più comune è lasciarlo lavorare in parallelo alla segreteria: la deviazione scatta solo su occupato, su mancata risposta e fuori orario. La segretaria continua a rispondere quando può, e nessun paziente trova più la linea occupata.
In ambito sanitario le istruzioni contano più che altrove. Alcune regole sono indispensabili.
Con Yunes AI le istruzioni sono un testo che leggi e modifichi dal pannello: puoi verificarle e correggerle in qualsiasi momento.
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