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Quanto costa davvero una chiamata persa alla tua attività

Una chiamata senza risposta non compare in nessun conto, ed è per questo che si sottovaluta. Eppure si può stimare con tre numeri che conosci già. Ecco come fare il calcolo sulla tua attività, senza statistiche generiche.

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Perché una chiamata persa è quasi sempre un cliente perso

Chi telefona a un ristorante, a un salone o a uno studio ha un bisogno immediato: vuole prenotare adesso. Se non trova risposta ha davanti a sé l'elenco degli altri risultati della ricerca, e chiamare il successivo gli costa dieci secondi.

Alcuni richiamano, soprattutto i clienti abituali. Ma i nuovi clienti, quelli che ti stanno scegliendo per la prima volta, sono proprio quelli che non lo fanno.

Il calcolo in tre numeri

Ti servono tre dati, tutti alla tua portata.

  1. Quante chiamate perdi in una settimana. Il registro chiamate del telefono o del centralino le mostra; se non lo hai, conta per una settimana gli squilli a cui non riesci a rispondere.
  2. Quante di quelle chiamate erano richieste di prenotazione o appuntamento. Dalla tua esperienza: su dieci chiamate che ricevi, quante sono clienti che vogliono prenotare?
  3. Quanto vale in media una prenotazione: lo scontrino medio di un tavolo, il prezzo medio di un trattamento, il valore di una prima visita.

Il costo settimanale delle chiamate perse è il prodotto dei tre numeri, corretto per la quota di clienti che comunque richiama.

Un esempio

Prendiamo numeri volutamente prudenti, solo per mostrare il meccanismo: un salone perde 10 chiamate a settimana; 6 sono richieste di appuntamento; metà di queste persone richiama, l'altra metà no; un appuntamento vale in media 40 euro.

Il conto è 3 appuntamenti persi per 40 euro: 120 euro a settimana, circa 500 euro al mese, oltre 6.000 euro l'anno. E non considera il valore nel tempo di un cliente nuovo che sarebbe tornato.

Sostituisci i numeri con i tuoi. Spesso il risultato sorprende, perché le chiamate perse si concentrano proprio nei momenti in cui lavori di più.

Quando si perdono più chiamate

  • Nelle ore di punta, quando tutti sono occupati con i clienti presenti.
  • In pausa pranzo, la sera e nei giorni di chiusura, quando le persone hanno tempo per organizzarsi.
  • Quando la linea è occupata da un'altra telefonata.
  • Nei picchi stagionali, quando le chiamate raddoppiano e il personale no.

Le soluzioni, dalla più semplice

Segreteria telefonica

Costa poco ma quasi nessuno lascia un messaggio, e comunque non prenota.

Richiamare tutti

Funziona se lo fai entro pochi minuti. Dopo un'ora, chi voleva prenotare lo ha già fatto altrove.

Una persona dedicata o una segreteria a distanza

Risponde davvero, ma ha un costo importante e copre solo gli orari d'ufficio.

Un assistente vocale con intelligenza artificiale

Risponde sempre, a più chiamate insieme, e completa la prenotazione durante la telefonata. È la soluzione nata per questo problema.

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FAQ

Domande frequenti

Come faccio a sapere quante chiamate perdo?
Il registro delle chiamate del cellulare o del centralino elenca le chiamate senza risposta. Non mostra però chi ha trovato occupato: per quelle serve il dettaglio del tuo operatore o un sistema che risponda sempre e le registri.
Le persone non richiamano da sole?
I clienti abituali spesso sì. I nuovi clienti molto meno: non hanno ancora un motivo per preferire te a chi risponde subito.
Una segreteria telefonica non basta?
Raccoglie pochi messaggi e ti obbliga comunque a richiamare. Nel frattempo chi voleva prenotare ha spesso già trovato un'alternativa.
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