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Come gestire gli appuntamenti dei clienti con Google Calendar

Google Calendar è gratuito, è su ogni telefono e per molte piccole attività è già l'agenda di fatto. Usato con un po' di metodo regge bene anche più operatori. Ecco come impostarlo e qual è il suo vero limite.

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L'impostazione di base

  • Un calendario per ogni operatore o risorsa, non uno solo per tutti: così vedi a colpo d'occhio chi è libero, e puoi condividerlo con la persona interessata.
  • Un calendario separato per ferie e chiusure, visibile a tutti.
  • Un colore per ogni calendario e nomi chiari: «Agenda Giulia», «Ponte 1».
  • L'orario di lavoro impostato nelle preferenze, così gli slot fuori orario si distinguono.

Un metodo per non sbagliare

  • Decidi una durata standard per ogni prestazione e rispettala sempre, pausa compresa: un taglio 30 minuti, un colore 90, un tagliando 120.
  • Scrivi gli eventi sempre allo stesso modo: prestazione, nome del cliente, numero di telefono. Il numero serve quando devi avvisare di un ritardo.
  • Blocca in anticipo pause, pranzo e tempi tecnici con eventi ricorrenti.
  • Inserisci l'appuntamento nel momento in cui lo prendi, non «dopo»: le doppie prenotazioni nascono lì.

Il limite: qualcuno deve comunque rispondere

Google Calendar è un ottimo posto dove scrivere gli appuntamenti, ma non li prende. Ogni prenotazione passa ancora da te che rispondi al telefono o a un messaggio, controlli l'agenda, proponi un orario e scrivi l'evento. È esattamente il lavoro che non riesci a fare mentre hai un cliente davanti.

Le pagine di prenotazione online aiutano con i clienti abituati a prenotare da soli, ma chi telefona vuole parlare con qualcuno, e resta la maggioranza in molti settori.

Far riempire il calendario a un assistente AI

Yunes AI risponde al telefono e su WhatsApp, conosce le tue prestazioni con le relative durate e gli orari di ogni operatore, e fissa l'appuntamento. La sincronizzazione con Google Calendar è in entrambe le direzioni: gli appuntamenti presi dall'assistente compaiono nel tuo calendario, e gli impegni che inserisci tu bloccano gli stessi orari per l'assistente.

In pratica continui a usare il calendario che conosci, con una differenza: si riempie anche quando non puoi rispondere.

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FAQ

Domande frequenti

Google Calendar è adatto a un'attività con più operatori?
Sì, a patto di usare un calendario per ogni operatore e durate standard per le prestazioni. Diventa scomodo quando gli operatori sono molti o servono statistiche e promemoria automatici.
Che cosa succede se inserisco io un appuntamento mentre l'assistente ne sta fissando un altro?
La sincronizzazione aggiorna la disponibilità in entrambe le direzioni: uno slot occupato da te non viene più proposto dall'assistente.
Devo lasciare Google Calendar per usare Yunes AI?
No. Yunes AI ha una sua agenda nel pannello e la tiene allineata con il tuo Google Calendar.
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